Ich bin ja kein Jurist, aber für mein Verständnis geht deine Interpretation der zitierten Regelung sehr weit über ihren tatsächlichen Gehalt hinaus.
Was wäre denn deine Interpretation?
ChatGPt sagt
Ja, Bundesministerien müssen E-Mail-Verläufe, Chatverläufe und Kalenderdaten in vielen Fällen aufbewahren. Sie dürfen nicht einfach gelöscht werden. Die genauen Pflichten ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen und Regelungen, insbesondere:
* Bundesarchivgesetz (BArchG): Dies ist die zentrale Grundlage für die Archivierung von Unterlagen des Bundes. Es besagt, dass alle Unterlagen von öffentlichen Stellen des Bundes, die sie zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben nicht mehr benötigen, dem Bundesarchiv zur Übernahme anzubieten sind, wenn sie einen "bleibenden Wert" haben. Dazu gehören auch elektronische Unterlagen. Der bleibende Wert kann sich aus der rechtlichen, historischen oder wissenschaftlichen Bedeutung ergeben.
* E-Government-Gesetz (EGovG): Dieses Gesetz fördert die elektronische Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden. Es legt fest, dass Behörden ihre Akten elektronisch führen sollen ("E-Akte") und dabei sicherstellen müssen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Dies impliziert die Notwendigkeit der revisionssicheren Speicherung elektronischer Dokumente.
* Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB): Obwohl diese Gesetze primär für Unternehmen relevant sind, finden ihre Grundsätze teilweise auch Anwendung auf die öffentliche Verwaltung, insbesondere wenn es um Unterlagen mit steuerlicher oder buchhalterischer Relevanz geht. Hier gelten in der Regel Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren für bestimmte Dokumente (z.B. Rechnungen, Verträge).
* Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD): Diese sind ebenfalls primär für Unternehmen relevant, beeinflussen aber auch die Anforderungen an die elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung, da sie die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von elektronischen Geschäftsunterlagen festlegen.
* Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die DSGVO verlangt zwar, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind (Grundsatz der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 e DSGVO). Allerdings gibt es Ausnahmen für die Verarbeitung zu im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken (Art. 17 Abs. 3 d DSGVO). Das bedeutet, dass Daten, die archivierungswürdig sind, auch länger gespeichert werden dürfen, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt und die archivischen Zwecke nicht beeinträchtigt werden.
Was konkret aufbewahrt werden muss:
Grundsätzlich müssen alle E-Mails, Chatverläufe und Kalendereinträge aufbewahrt werden, die relevant für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben sind, also:
* Vorgangsrelevante Kommunikation: Alles, was Teil eines Geschäftsvorgangs, eines Verwaltungsaktes oder einer Entscheidung ist. Dazu gehören beispielsweise Genehmigungen, Anfragen, Bescheide, Verträge, interne Vermerke, Abstimmungen und Korrespondenz mit Bürgern oder anderen Behörden.
* Dokumentation von Entscheidungen: Alle Kommunikationen, die zur Begründung oder Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen dienen.
* Rechtlich relevante Dokumente: Inhalte, die rechtliche Verpflichtungen begründen, dokumentieren oder belegen.
* Finanzielle oder steuerliche Relevanz: Auch wenn Bundesministerien keine "Gewinnabsicht" haben, gibt es buchhalterische und steuerliche Aspekte, die zur Aufbewahrung verpflichten können.
Was gelöscht werden darf (oder muss):
* Rein private Kommunikation: Persönliche E-Mails oder Chatverläufe, die keinerlei dienstlichen Bezug haben. Hier ist es wichtig, dass eine klare Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung existiert.
* Spam, Newsletter ohne Relevanz, Systemnachrichten: Unbedeutende oder werbliche E-Mails, die keine dienstliche Funktion erfüllen.
* Redundante oder nicht-vorgangsrelevante Kopien: Wenn der Inhalt bereits in einer offiziellen Akte oder einem anderen System revisionssicher gespeichert ist und die E-Mail/der Chatverlauf nur ein "Transportmittel" war und keine zusätzlichen Informationen enthält.
* Personenbezogene Daten ohne Archivwert: Daten, die zwar personenbezogen sind, aber nach Ablauf des Zwecks ihrer Speicherung keinen archivischen Wert mehr haben und nicht unter eine der Ausnahmen der DSGVO fallen, müssen gelöscht werden.
Herausforderungen bei elektronischer Kommunikation:
Die Archivierung elektronischer Kommunikation stellt Ministerien vor große Herausforderungen, da E-Mails, Chats und Kalendereinträge oft fragmentiert sind und nicht immer klar als "vorgangsrelevant" erkennbar sind. Es sind technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich, um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten. Dies beinhaltet oft den Einsatz spezialisierter Software (wie die "E-Akte Bund") und klare interne Regelungen.
Im Zweifelsfall ist davon auszugehen, dass relevante Kommunikation aufbewahrt werden muss. Das unbegründete Löschen von dienstlicher Kommunikation kann rechtliche Konsequenzen haben.